ทำไมบริษัทที่ใช้ ERP (เช่น Odoo) ถึงควรจ้าง IT Support ที่มีความเข้าใจระบบโดยเฉพาะ?

การนำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) อย่าง Odoo มาใช้ในองค์กร เปรียบเสมือนการเปลี่ยน "เครื่องยนต์" ใหม่ให้กับธุรกิจเพื่อให้ขับเคลื่อนได้เร็วและแรงขึ้น แต่ปัญหาที่ผู้บริหารหลายท่านมักมองข้ามคือ การยังใช้ "ช่างซ่อมบำรุง" ทีมเดิมที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องยนต์รุ่นใหม่นี้

หลายบริษัทเลือกใช้ บริการ IT Outsource แบบทั่วไปมาดูแลระบบ เพียงเพราะเห็นว่าราคาประหยัด แต่เมื่อเกิดปัญหาหน้างานจริง กลับพบว่าทีม Support แก้ปัญหาไม่ได้ หรือแก้ช้าจนงานสะดุด บทความนี้จะพาไปดูเหตุผลสำคัญว่าทำไมการจ้าง IT Support ที่เข้าใจระบบ ERP โดยเฉพาะ ถึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ากว่า

1. ลดการโยนงานระหว่าง Vendor (The Blame Game)

ปัญหาสุดคลาสสิกเมื่อระบบมีปัญหาคือ "การเกี่ยงความรับผิดชอบ"

• เมื่อ User แจ้งว่า "เข้าระบบ ERP ไม่ได้"
• IT Support ทั่วไปจะบอกว่า "เน็ตไม่เสีย เซิร์ฟเวอร์ปกติ น่าจะเป็นที่โปรแกรม ให้ไปถามคนทำโปรแกรม"
• บริษัททำโปรแกรมจะบอกว่า "โค้ดปกติ น่าจะเป็นที่สิทธิ์การเข้าถึงเครื่อง ให้ไปถาม IT Support"
• ผลลัพธ์: User นั่งรอเก้อ งานไม่เดิน
  การเลือกจ้าง พนักงาน IT Outsource ที่มีความรู้เรื่อง Odoo หรือ ERP จะช่วยตัดปัญหานี้ เพราะเขาสามารถวิเคราะห์เบื้องต้นได้ทันทีว่าปัญหาเกิดจาก Network, Database หรือตัว User เอง ทำให้แก้ปัญหาได้จบในจุดเดียว (Single Point of Contact)

2. แก้ปัญหา User Error ได้ตรงจุดและรวดเร็ว

กว่า 80% ของปัญหา ERP ไม่ได้เกิดจากระบบพัง แต่เกิดจาก "User ใช้งานไม่เป็น" หรือ "ติดสิทธิ์การเข้าถึง" เช่น ลืมรหัสผ่าน, พิมพ์ใบวางบิลไม่ออก, หรือหาเมนูไม่เจอ หากคุณใช้ IT Outsource ทั่วไป เขาอาจทำได้แค่รีสตาร์ทเครื่องหรือเช็กไวรัส แต่ถ้าคุณใช้บริการจากทีมที่เข้าใจ ERP พวกเขาจะสามารถสอนงาน (On-the-job Training) แนะนำวิธีใช้งานที่ถูกต้อง หรือปลดล็อกสิทธิ์เบื้องต้นให้ User ได้ทันที โดยไม่ต้องรอเปิด Ticket ไปหาบริษัทผู้พัฒนาระบบซึ่งอาจใช้เวลานานกว่า

3. เป็นล่ามแปลภาษา "Business" ให้เป็น "Technical"

การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ เมื่อ User แจ้งความต้องการ เช่น "อยากดึงรายงานยอดขายรายวัน" พนักงาน IT Outsource ที่เข้าใจระบบจะสามารถแปลงความต้องการนี้เป็นภาษาเทคนิค เพื่อไปคุยกับทีม Developer ต่อได้ว่าต้องดึง Field ไหน จาก Table อะไร ช่วยลดความผิดพลาดในการพัฒนา และทำให้ User ได้ฟีเจอร์ที่ตรงใจเร็วขึ้น

4. ช่วยดูแลความปลอดภัยข้อมูล (Data Security) ในระดับ Application

IT Support ทั่วไปอาจดูแค่ Firewall หรือ Antivirus แต่คนที่มีความรู้ ERP จะมองลึกไปถึง "สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลภายใน" (Access Rights) เขาจะช่วยตรวจสอบได้ว่า พนักงานบัญชีคนไหนควรเห็นข้อมูลอะไร หรือพนักงานขายไม่ควรแก้ราคาขายได้ ช่วยป้องกันการทุจริตหรือข้อมูลรั่วไหลจากภายในองค์กรได้อย่างรัดกุม

สรุป: เลือกให้ถูก "ฝา" ถูก "ตัว"

การใช้ระบบ ERP ที่ทันสมัย จำเป็นต้องมีทีมสนับสนุนที่ทันเกม การเลือกใช้ บริการ IT Outsource ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ไม่ใช่การจ่ายแพงกว่า แต่คือการซื้อ "ความต่อเนื่องทางธุรกิจ"

หากวันนี้บริษัทของคุณใช้ Odoo หรือ ERP อื่นๆ ลองพิจารณาเปลี่ยนจากการจ้างช่างไอทีทั่วไป มาเป็นทีม IT Outsource ที่เข้าใจระบบดูสักครั้ง แล้วคุณจะพบว่าปัญหาน่าปวดหัวรายวันจะลดลง จนคุณมีเวลาไปโฟกัสกับการขยายธุรกิจได้อย่างเต็มที่ครับ