เตรียมองค์กรให้พร้อมก่อนจ้าง IT Outsource:

สิ่งที่ต้องเตรียม (Checklist) เพื่อให้เริ่มงานได้ทันทีไม่มีสะดุด

การตัดสินใจเซ็นสัญญาใช้ บริการ IT Outsource เปรียบเสมือนการดึง "นักเตะใหม่" เข้ามาร่วมทีม แม้เขาจะเป็นมืออาชีพที่มีฝีเท้าเยี่ยมยอดแค่ไหน แต่ถ้าสโมสรไม่ได้เตรียมเสื้อ เตรียมสนามซ้อม หรือวางแผนการเล่นไว้ให้ นักเตะคนนั้นก็คงไม่สามารถโชว์ฟอร์มเก่งได้ตั้งแต่นัดแรก

ในโลกธุรกิจก็เช่นกัน ผู้บริหารหลายท่านมักเข้าใจผิดว่า แค่จ้าง IT Outsource แล้วทุกอย่างจะจบ แต่ในความเป็นจริง ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดคือ "สัปดาห์แรกของการเริ่มงาน" หากองค์กรไม่เตรียมความพร้อม พนักงาน IT Outsource ที่เข้ามาใหม่อาจต้องเสียเวลาเป็นเดือนไปกับการงมหาข้อมูล ซึ่งนั่นหมายถึงต้นทุนที่คุณเสียไปเปล่าๆ

เพื่อไม่ให้งบประมาณของคุณรั่วไหล นี่คือ 5 Checklist ที่องค์กรต้องเตรียมให้พร้อมก่อนทีม Outsource จะก้าวเท้าเข้ามาในออฟฟิศครับ

1. กำหนดขอบเขตงาน (Scope of Work) ให้ชัดเจน

อย่าจ้างด้วยคำสั่งกว้างๆ ว่า "ช่วยดูไอทีให้หน่อย" เพราะความเข้าใจของแต่ละคนไม่เท่ากัน

• สิ่งที่ต้องเตรียม: ลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำและไม่ต้องทำ (Do's & Don'ts) เช่น ต้อง Support กี่เครื่อง? ต้องดูแล Server ด้วยไหม? ต้องซ่อมเครื่องปริ้นด้วยหรือเปล่า? หรือต้องดูแลเฉพาะโปรแกรมบัญชี?
• ประโยชน์: เพื่อให้บริษัทผู้ให้บริการสามารถคัดเลือก พนักงาน IT Outsource ที่มี Skillset ตรงกับหน้างานจริง ไม่ส่งคนเก่ง Network มาซ่อมคอม หรือส่งคนซ่อมคอมไปดูแล Server

2. รวบรวมข้อมูลทรัพย์สินไอที (IT Asset Inventory)

นี่คือ "ลายแทงขุมทรัพย์" ที่สำคัญที่สุด

• สิ่งที่ต้องเตรียม: ทะเบียนทรัพย์สินคอมพิวเตอร์ (ถ้ามี), รายชื่อ Software License, วันหมดอายุประกัน Hardware ต่างๆ
• ประโยชน์: ทีมงานใหม่จะรู้ทันทีว่าต้องดูแลอุปกรณ์ชิ้นไหนบ้าง เครื่องไหนเก่าเกินไปต้องเปลี่ยน หรือ License ไหนใกล้หมดอายุ ช่วยให้วางแผนงานได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาเดินนับของใหม่ทั้งบริษัท

3. แผนผังระบบและรหัสผ่าน (Network Diagram & Access Info)

บ่อยครั้งที่ พนักงาน IT Outsource เริ่มงานวันแรกแต่นั่งว่างงาน เพราะ "ไม่มีรหัสผ่านเข้าเครื่อง"

• สิ่งที่ต้องเตรียม: แผนผังเครือข่าย (Network Diagram) ว่าเซิร์ฟเวอร์ต่อกับอะไร, รหัสผ่าน Admin (ที่รวบรวมไว้อย่างปลอดภัย), และการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Rights) ให้พร้อมตั้งแต่วันแรก
• ประโยชน์: ช่วยลดเวลาเรียนรู้โครงสร้างระบบ (Learning Curve) จากเดิมที่อาจใช้เวลา 1-2 สัปดาห์ ให้เหลือเพียง 1-2 วัน

4. นโยบายความปลอดภัยและกฎระเบียบ (Policy & Compliance)

คนนอกต้องรู้กติกาเจ้าบ้าน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล

• สิ่งที่ต้องเตรียม: เอกสารนโยบายความปลอดภัยไอที, กฎระเบียบ PDPA ของบริษัท, หรือข้อห้ามต่างๆ เช่น ห้ามเสียบ Flash Drive ส่วนตัว, ห้ามเข้าเว็บไซต์อะไรบ้าง
• ประโยชน์: เป็นการป้องกันปัญหา Security Breach ตั้งแต่ต้นทาง และทำให้การทำงานเป็นไปตามมาตรฐานองค์กร

5. การสื่อสารภายใน (Internal Communication)

ข้อนี้สำคัญต่อ "ความรู้สึก" ของคนในองค์กร

• สิ่งที่ต้องเตรียม: แจ้งพนักงานภายในให้ทราบว่าจะมีทีม บริการ IT Outsource เข้ามาดูแล เพื่ออะไร (เช่น เพื่อให้คอมพิวเตอร์เร็วขึ้น, เพื่อแก้ปัญหาไวขึ้น)
• ประโยชน์: ลดความหวาดระแวงของพนักงานประจำที่อาจคิดว่า "คนนอกจะมาจับผิด" และสร้างบรรยากาศการทำงานร่วมกันที่ดี (Collaboration) ทำให้ User กล้าเดินไปขอความช่วยเหลือ

สรุป

การเตรียมความพร้อมที่ดี คือจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ การสละเวลาเพียงเล็กน้อยเพื่อจัดเตรียม 5 สิ่งนี้ จะช่วยให้ พนักงาน IT Outsource ที่คุณจ้างมา สามารถเริ่มงาน (Onboard) ได้อย่างราบรื่น เต็มประสิทธิภาพ และกลายเป็นกำลังสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจของคุณได้ตั้งแต่นาทีแรกครับ

ตัวอย่าง Check List สำหรับงาน IT Outsource